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领事认证常见问答
2015年06月08日 来源: 广东省人民政府外事办公室
 

 

1、什么是领事认证
  领事认证是指一国外交、领事机构及其授权机构在公证文书或其他证明文书上,确认公证机构、相应机关或者认证机构的最后一个签字或者印章属实的活动。由于领事认证的特殊作用,可以形象地将其比喻为发给涉外文书的“签证”。
2、什么时候需要办理领事认证
  按照国际惯例和中国领事实践,我国公民在国外学习、工作、居住,或是在国内办理出国签证时,常需要使用一些由国内公证处出具的涉外公证书,如出生公证、未受刑事处分公证、授权委托书公证、合同公证等等。这些公证书在送国外〔或外国驻华使(领)馆〕使用前一般需要办理领事认证;中国企业法人因境外经贸活动需要,常需向贸促会或其地方分会申请原产地证、发货清单、形式发票、规格证明、重量证明、装箱单、提单、保险单等,或向各地出入境检验检疫机构申请原产地证明、商品检验证明书、动植物出口检疫证明书等,这些文书在发往国外使用前,一般也需办理领事认证。反过来,外国有关文书在送中国使用前,也需办理相应的领事认证。
  3、为什么要办理领事认证
  领事认证的目的是向使用文书的外国机构证实文书的真实性,避免因其怀疑文书上签字或印章是否属实而影响文书的使用。比如说,国内公证处出具出生公证书,当事人如果不办领事认证直接拿到西班牙使用,西班牙主管当局无法核实这份文书的真伪,因此将拒绝接受,西班牙当局会要求当事人将文书经过西班牙驻华使(领)馆确认。而西班牙驻华使(领)馆也没有中国内公证处签字或印章备案,难以核实文书本身的真伪,因此又会要求文书先经中国外交部领事司或其授权外事办公室认证,证明有关文书中出证单位的印章及官员签字属实,然后西班牙驻华使(领)馆再确认中国外交部或外事办公室的印章、签字属实。此后西主管当局才会接受此文书。
  4、中国内地文书送国外使用应如何办理领事认证
  中国内地出具的涉外公证书或商业文书送国外使用前,一般应先由中国外交部领事司或其授权的外国驻华领馆领区内省级外事办公室办理领事认证,确认公证书或商业文书中出证单位的印章及主管官员的签字属实,而后再由文书使用国驻华使馆或领馆办理领事认证,确认外交部或其授权机构的印章及官员签字属实。
  5、香港特区出具的文书送往外国使用如何办理领事认证
  香港特区发往《取消外国公文认证要求的公约》成员国使用的文书,无需办理认证,由香港特区高等法院确认并签发上述公约规定的“附加证明书”,即可在上述国家使用。香港特区发往英联邦国家使用的文书免办领事认证,由香港高等法院确认公证人的签字属实即可。
  香港特区发往非《取消外国公文认证要求的公约》成员国使用的文书,由香港国际公证人公证后送文书使用国驻港领事机构办理认证。如文书使用国在港无领事机构,由香港特区高等法院和中国外交部驻港公署办理认证后,通过中国外交部领事司向该国驻华使馆申办认证。
  6、澳门特区出具文书送往外国使用应如何办理领事认证
  澳门特区发往《取消外国公文认证要求的公约》成员国使用的文书,无需办理认证,由特区政府指定部门确认并出具公约规定的“附加证明书”。
  澳门特区发往非《取消外国公文认证要求的公约》成员国使用的文书,在经澳门公证机构公证后,如使用国要求对文书进行认证,由中国外交部驻澳公署认证后送文书使用国驻澳领事机构办理认证。如文书使用国在澳无领事机构,可送兼管澳门领事事务或其领区含澳门的该国驻港领事机构办理认证。如该国在港澳均无领事机构的,可向该国驻华使馆申办认证。
  7、外国文书送往中国(含香港、澳门特区)使用如何办理领事认证
  与中国有外交关系的国家出具的、送往中国使用的公证文书或有关文书,需先经该国外交部或其授权机构认证后,再送中国驻该国使、领馆认证。与中国无外交关系的国家出具的、送往中国使用的公证文书或有关文书,需先经该国外交部或其授权机构和与中国有外交关系国家驻该国使(领)馆认证后,再办理中国驻该第三国使(领)馆的认证。《取消外国公文认证要求的公约》成员国出具的、送往香港、澳门特区使用的文书无需办理中国驻该国使(领)馆认证手续。如香港、澳门特区要求认证的,中国驻该国使(领)馆也可办理认证。
  8、中国内地与香港特区之间往来的文书应办理哪些确认手续
  中国内地出具的公证文书发往香港特区使用前,应由中国外交部领事司办理确认手续。
  香港特区发往内地使用的公证文书,应由中国司法部香港委托公证人出具,并由中国法律服务(香港)公司盖章和转递,方可在内地使用。
  9、中国内地与澳门特区之间往来的文书是否需办理确认手续
  中国内地与澳门特区之间的民事和商业文书,可径在两地使用,无需办理确认手续。
  10、中国内地文书送国外使用可到哪里办理认证
  中国外交部授权江苏、浙江、安徽、福建、广东、海南、云南、四川、贵州、湖南、湖北、江西、黑龙江、吉林、辽宁、山东、广西、内蒙古、上海、重庆、河南、陕西等省、自治区、直辖市外事办公室开展领事认证业务。对上述省、自治区、直辖市内涉外公证处出具的涉外公证书和贸促分会、出入境检验检疫机构等出具的商业文书,如文书使用国在当地设有领馆或其领馆领区包括该省、自治区、直辖市,且领馆开展认证业务,则文书应先送该省、自治区、直辖市外事办公室办理认证,而后送相关国家领馆办理认证。
  除上述情况外,其他需办理认证的文书应先经中国外交部领事司办理认证,而后送相关国家驻华使馆办理认证。
  11、文书使用国在当地无领馆,或者虽有领馆,但不受理领事认证,怎么办
  可委托当地外事办公室代送至中国外交部领事司办理领事认证,并由领事司代办外国驻华使馆认证。
  12、可否自己将拟送国外使用文书送外交部办理认证
  对因公出国需要办理的文书认证或企业法人的商业文书认证申请,当事人可凭出国任务审批件或单位介绍信,直接向中国外交部领事司申请办理领事认证,也可请当地外事办公室等机构代办。对因私使用的民事公证书,为方便当事人,同时也考虑到外交部领事司目前办公条件有限,无法直接受理大量个人认证申请的实际情况,当事人应通过外事办公室或有关代办单位代办。
  13、中国内地文书送国外使用,只办理中国政府的领事认证,不办理外国使、领馆领事认证可以吗
  由于绝大多数国家的有关当局,如移民局、出入境管理部门、法院、婚姻登记部门、银行、职业资格认定机构、劳动就业机构等只认可经自己国家驻外机构认证过的文书,只办理中国政府的领事认证,不办理文书使用国驻华使(领)馆领事认证,常会导致文书在境外被拒绝接受。因此,一般情况下,文书应经中国外交部领事司(或外事办公室)和外国使(领)馆双重认证。只有在当事人明确了解文书使用机构只要求对文书办理中方单认证的情况下,才可只办理中国外交部或外事办公室的领事认证,不办理外国使(领)馆领事认证。
  14、中国内地文书送国外使用,只办理外国使、领馆领事认证,不办理中国政府领事认证可以吗
  不可以。因为外国驻华使(领)馆不掌握中国国内公证书或商业文书出证机关的签字或印章备案,难以核实文书真伪,所以要求文书必须先经中国外交部领事司或其授权外事办公室认证,而后使(领)馆再确认中国外交部领事司或外事办公室的印章、签字属实。
  15、中国内地文书送国外使用,办理领事认证对文书有何要求
  根据中国司法部有关规定,涉外公证书只能由涉外公证处出具,在证词、格式、用纸等方面都有专门规定,而且必须有译文。普通公证书不能办理领事认证,不能送往国外使用。此外,对申请办理领事认证的涉外公证书和商业文书,不同的文书使用国驻华使(领)馆在审核时有不同的要求。中国外交部领事司会及时将所掌握的外国使(领)馆的最新要求通报有关文书出证主管机关,提醒其在出具文书时考虑文书使用国的相关要求。因此,当事人在向有关机关申请出具文书时,应该明确告知文书拟送往使用的国家、使用目的及其他相关信息,以便主管机关准确出证。外国驻华使馆有关具体要求可参考外交部网站:中国领事服务网(网址:http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/lsrz/)。
  16、对拟送国外使用的文书办理领事认证是否有时效规定
  部分种类的公证书所涉及的事实具有可变性,如婚姻状况公证、未受刑事处分公证、健在公证、存款证明等,此类公证书有效期一般为6个月。如公证书本身已过时效,领事认证自然也就没有意义了。另外,一些国家驻华使(领)馆在受理领事认证时对部分种类文书的时效性还有特殊规定(可参考外交部网站《外国驻华使馆认证规定、收费一览表》)。所以,当事人应根据需要及时对文书办理领事认证,办理后要尽快使用。
  17、A省公证处出具的公证书,是否可以到B省外事办公室申办领事认证
  不可以。由于被授权办理领事认证的省级外事办公室只掌握本省、区、市内涉外公证处或商业文书出证机关的签字或印章备案,对其它省份出具的文书不便核实真伪,不能为其办理认证。因此,当事人应到户口所在地、居住地或有关事实发生地的涉外公证处申办公证书,并到该公证处所属省级外事办公室申请领事认证。
  18、在国外的中国公民如何对国内发生的事实办理公证、认证手续
  公证所涉及的事实发生在中国国内的,原则上应向中国涉外公证处申办公证书。如当事人无法亲自回国办理,可委托国内亲友或律师申请公证,并办理中国外交部领事司或其授权单位的领事认证和文书使用国驻华使(领)馆的认证。
  19、已经在外国的涉外公证书,是否可以向中国驻外使、领馆申办领事认证
  中国驻外使(领)馆不掌握国内公证处或商业文书出证机关的签字或印章备案,不便核实文书真伪,因此原则上不受理国内出具的公证书或商业文书的认证申请。当事人应将文书送回国内,按正常程序补办外交部领事司或其授权单位的领事认证和文书使用国驻华使(领)馆的认证手续。 
20、什么文件需要办理领事认证?
  通常个人需要出国或在境外办理某些事务时,驻华使馆或该国的具体使用部门会向当事人提出相应要求。如果对方要求您办理领事认证,那么您应当按对方的要求准备相应的文书。中方不对是否需认证以及需提交的文书种类作任何限定。
21、什么是单认证?什么是双认证?
我国内地有关机构出具的涉外公证书或其他证明文书在送往国外使用前,办理好我国外交部领事司或其委托的地方外办的领事认证后,这通常被叫做“单认证”。
若单认证完成后,还需按文书使用国要求办理该国驻华使领馆的领事认证,方可被文书使用国接受。这通常被叫做“双认证”。
22、是否可以只办理外交部领事司或其委托的地方外办的领事认证(单认证),而不办理外国驻华使领馆的领事认证(双认证)?
绝大多数国家的主管机构,如内政、民政、劳动或司法等部门,只接受经自己国家的外交或领事机构认证的外国文书。如涉外文书只办理外交部领事司或其委托的地方外办的领事认证(即单认证),而不办理文书使用国驻华使领馆的领事认证(双认证),会导致被文书使用国拒绝接受。因此,通常情况下,送国外使用的涉外文书需办理双认证。只有在当事人明确了解文书使用国只要求对涉外文书办理单认证的情况下,才可只办理外交部领事司或其委托的地方外办的领事认证,不办理外国驻华使领馆的领事认证。
23、如何知道要办理单认证还是双认证?
一般情况下,应按照有关驻华使领馆和文书使用国的要求办理单认证或双认证。有关驻华使馆办理领事认证的具体要求请参见中国领事服务网(网址:http://cs.mfa.gov.cn/)相关栏目
24、中国内地文书送国外使用,办理领事认证对文书有何要求?
  根据司法部有关规定,涉外公证书由涉外公证机构出具,在证词、格式、用纸、译文等方面均有专门规定。同时,对申请办理领事认证的文书所需材料,文书使用国驻华使领馆要求各异。当事人在向有关机构申请出具文书时,应该明确告知文书拟送往的国家(地区)、使用目的及其他相关信息,以便相关机构有针对性地出证。
25、办理领事认证用的文书为何必须附相关译文?
因办理领事认证的文书是要送国外使用的,如只有中文,外方看不懂,自然不会接受。因此,在办理涉外公证书或其他证明文书时,须附上文书使用国要求的语种的译文
26、对中国境内拟送往国外使用的文书办理领事认证是否有时效规定?
  部分种类的公证文书涉及内容具有可变性,如婚姻状况、无犯罪记录、健康证明等,此类公证书有效期一般为6个月。领事认证的有效期与此相关,如公证书本身已过时效,领事认证便不具有实际意义。同时,有的国家驻华使领馆在受理领事认证申请时,对部分种类文书的时效性也有特殊要求,当事人应根据需要及时为文书办理领事认证,以避免造成不必要的损失。
27、什么样的文书不予办理领事认证?
  领事认证是外交或领事机构以国家名义进行文书推介和确认的活动。申请领事认证的文书有下列情形之一的,领事认证机构不予办理:(一)文书的印鉴、签名不属实的;(二)文书的印鉴、签名未进行备案,或者与备案不相符的;(三)文书的装订、印鉴、签名等技术性标准不符合出文机构、用文机构规定和要求的;(四)文书的内容可能损害中国国家利益和社会公共利益的;(五)领事认证机构认为不应办理的其他情形。
28、办理领事认证如何收费?应注意什么问题?
在申办领事认证时,您应预先支付全部办证费用。但由于在办理过程中,个别驻华使馆可能根据其国内要求或汇率变化而调整收费标准,产生需要给您退款或要求您补款的现象,所以请您妥善保管好原始单据,在您取件时依据实际钱数多退少补。
29、某些国家办证时间为何这么久?个别国家所需时间为何与使馆对当事人的描述不一致?
某些国家受人手和场地等因素限制,办证时间较长。且部分国家驻华使馆认证办理时间经常会发生浮动。因此工作人员告知的预取日期仅供参考。
30、广东外办是否提供邮寄办证服务?
广东外办只提供将办好领事认证的文书回邮的服务,不受理邮寄申办领事认证的申请。如您需要回邮服务(仅限我国内地),请在申办领事认证时填写EMS特快专递回邮单,并将回邮单与有关文书一并交与接件人员。
31、国外文书送至中国境内使用,该如何办理领事认证?
当事人应将文书在出具国境内,按程序办理领事认证,及中国驻外使馆的领事认证后方可送至中国境内使用。如文书已送至中国境内,且当事人不便回国的,可以委托他人(国内亲友、律师等)代理有关手续。
32、外国驻华使领馆为其本国公民出具的文书如在中国境内使用,是否需要向中国主管机关申请办理领事认证?
  根据现行做法,外国驻华使领馆为其本国公民出具且在中国境内使用的文书,原则上无须向中国方面申请办理领事认证,但中外双边领事条约中有特殊规定的除外。

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