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广东省外办因公出访工作指南
2011年11月11日 来源:
 

为了进一步做好省外办因公出访工作,特制定本指南。

第一部分 因公出访审批

   一、工作流程

  (一)接收申办单位以邮寄、交换、远程报送或面交等方式送达的申办材料。

  (二)验核申办材料。对面交的欠规范、不完备的申办材料,当场给予一次性告知补正;对其他方式送达的欠规范、不完备的申办材料,将在二个工作日内电话通知补正。如通知后二个工作日内申办单位未能补正,暂不进入受理程序。

  (三)经初审,呈办领导审核或审批。

  (四)其中,副厅级(含)以上人员申办事项,经审核后报省政府审批或审核。

  (五)申办事项如获批准,据以出具因公出国任务批件

  (六)任务批件可由申办单位自取或以交换、邮寄等方式送达申办单位。

  二、办理因公出国审批需提供的材料

  (一)临时因公出国

  1、申办函件(含表格件)

  主要内容包括:出访目的、具体任务、邀请单位、出访人员(姓名、职务)、出访国家、出发时间、停留天数及费用来源等要素。收文单位为省外办,函号、印章齐全,注明联系人和联系电话(含手机号)。申办函件的标题要求简单明了,例如:关于×××人访问×国、×国的请示

  省直正、副厅级人员临时因公出国需有分管省领导意见。

  省国资委监管企业,属省委管理的企业董事长、党委书记因公出访,需有省国资委请示分管省领导的批示同意件;其他班子成员因公出访,需有省国资委的同意函。

  2、因公出国任务批件表

  副厅级及其以上人员的因公出国任务批件表一式五份;正处级及其以下人员因公出国任务批件表一式四份。每份批件表(包括名单附表)均需加盖申办单位印章,其中一份需有已向省外办备案的申办单位领导意见和亲笔签名;副厅级人员的任务批件表,需有申办单位经备案的一把手意见和亲笔签名。

  3、邀请函

  (1)邀请函原则上需从往访国发出,并用往访国文字或英文书写,附中文译文。

  (2)邀请函需有邀请人亲笔签名。

  (3)亦可使用邀请函复印件,但需有原件以备核查。

  4、有效身份证明

  出访人需提供本省经常居住地的有效身份证复印件。

  原外省户籍现已调入我省工作,但尚未办理我省身份证的人员临时因公出访,需提供我省户口簿复印件;受聘于我省单位工作的外省户籍人员临时因公出国,要求其在现聘用单位工作满1年以上,同时需提供现暂住地公安部门颁发的有效居住证和聘用单位的有效聘书;外地派往我省工作人员临时因公出国,需在我省工作满6个月以上,并由现工作单位所在地的地级以上市人民政府凭派遣单位的委托函按规定权限办理临时因公出国审核手续,此类人员尚需提供身份证复印件、居住证等材料。

  (二)双跨团组

  1、省内单位组织跨地区、跨部门人员临时因公出国,组团单位需事先向省外办申报组团立项,办理预审。

  (1)申请组团的公函,内容包括:出访目的、具体任务、出访国家、出访人数、出发时间、停留天数及费用来源。

  (2)出访人员名单一式两份,内容包括:出访人姓名、工作单位、职务(如只有党内职务,还需提供对外身份称谓)和出生日期。

  (3)邀请函。

  (4)经预审同意,出具预审组团任务意见函。组团单位凭此函,备齐各参团人员所在单位同意函原件(省直系统由各有关委办厅局出具;各地市参团人员由各地级以上市有外事审批权的单位出具,其中各地市的副厅局级(含)以上人员需加具其所在市主要领导意见),申办正式报批手续。

  2、参加中央单位或兄弟省区市组团

  (1)组团单位需事先向参团单位所在地有外事审批权的地方人民政府外事办公室发征求意见函,内容包括:出访目的、具体任务、出访国家、全团名单、活动日程以及收费预算额等。

  (2)如出访费用由我省参团单位负责,还需提供组团单位的收费说明,我省单位不得参加有明显营利目的、出访内容与我省单位业务无关的团组。

  (3)参加中央单位和兄弟省区市组团需提供有外事审批权单位出具的出国任务通知书原件和出国任务批件复印件以及全团名单。正、副厅级人员临时因公出国还需有分管省领导意见。

  (4)此类组团经省外办审批同意后,由省外办出具出国任务批件出国任务确认件。如涉及签证在穗办理,需一并在申办材料中加以说明。

  (5)参加培训性质的双跨团组,还需提供国家外专局的审核意见函或培训协议合同文本。

  三、审核、审批时限

  在申办材料规范、完备的情况下,属省外办审批权限范围内且无需征求相关部门意见的事项,5个工作日内办结;如需补正申办材料的,审批时限从补齐规范材料之日算起。内有副厅级(含)以上人员的,5个工作日内按程序报省政府。对因公出国的特殊个案,如,重点团组、履行合约、重要商务活动、应急参加会议以及其他特殊情况等,经报办领导同意后及时给予办理,保证出访人员按时成行。

   四、出访报告及评估

  副厅级以上干部出访团组在回国后30天须向省外办提交《因公出国报告》及《因公出国报告评估表》。

  第二部分 办证工作指南

  申办因公出国护照签证是一项政策性、专业性很强的工作。各地区、各单位应指定经过系统培训的外事专办员从事这项工作。我办原则上不接受非专办员前来申办。

  申办护照签证工作流程
  一、递交申办材料前的准备工作
  出国团组获审批部门批准出访后,外事专办员应备齐团组全部人员申办护照和签证的材料,先在电脑上录入资料、扫描照片,并通过广东省外办因公出访网络上传到省外办护照签证处(在省外办出国管理处审批的,审批前上传该处),然后持所有纸质材料到省外办护照签证处(下称我处)申办。
  二、到服务窗口(前台)递交申办材料
  专办员到前台,应先填写《受理因公护照、签证审核表》和《回执》各一张,连同申办材料一并交前台接案人员。
  递交给接案人员的材料中,应包含出访人员已持有的有效护照(旧照)。如旧照是外交护照或公务护照,专办员应先凭任务批件原件和申领护照公函,并填写《护照领取登记》,到发照机关领取护照,然后一并交接案人员。
  出访人员如持有已过期的旧护照或距本次出访不足半年(美国九个月)期限的旧照,专办员应先填好《护照销毁清单》(一式两份),连同旧护照一并交接案人员注销,重新为该出访人员申办新护照。如旧照中已有该次出访国的有效签证,专办员应提前告知接案人员。
前台接案人员对申办材料进行查验,如申办材料不齐全、不合格,需补齐相关材料后方可受理。如材料符合受理要求(包括上传的电脑资料),接案人员正式受理,加贴团组条形码。
专办员持已受理的材料到财务室交费,然后将材料交回前台接案人员。专办员留下《回执》,办结后凭《回执》到发证窗领取护照签证。
  三、跟进护照签证办理情况
  我处受理材料后,专办员应及时进入省外办因公出访网站跟进了解办理进度情况,做好相关工作。
  如需要护照号码在网上提交打印电子签证表、办理返签、或提交有护照号码的邀请函,专办员应在递交材料的次日起,及时上网查询护照号码,并将新材料补交我处发证窗。
  专办员上网查询已办结护照后,应及时到我处发证窗借出相关材料,签名、复印后交回我处发证窗。
  专办员应及时在网上查询护照签证办理情况,办结后,凭《回执》到我处发证窗领取护照签证。

  办理护照签证必需材料
  (按以下顺序排列)
  一、相片(光面、免冠、白底或浅蓝底正面大一寸彩色半身近照一张,背面写上姓名)。
  二、《受理因公护照、签证申请表》和《回执》。
  三、《因公出访人员一览表》(填上经办人手机号码)。
  四、《事项表》(广州办签证一张,北京办签证二张。
  五、《申请出国签证事项表》(外交部统办签证用)。
  六、任务批件原件(外交部统办签证还需提供复印件2份)。如出访任务是接受培训的还需提供国家外国专家局的同意批复或与外方签订的技术培训合同;如出访任务是参加展览的,还需提供国家贸促会、科技部或文化部的同意批复。
  七、政审批件原件(有效期内第二次以后使用时,可用复印件)。
  八、身份证复印件(持外地身份证的聘用人员需提供居住满一年以上的暂住证,以及聘书或劳动合同或其他合格工作证明)。
  九、盖有派遣部门公章的《邀请单位确认函》(附所有出访国邀请信复印件)。
  十、申办签证材料(可在广东省外办网站《各国签证要求》上查阅,网址www.gdfao.gov.cn,或咨询我处前台,并以最新要求为准)。

  只办护照必需材料
  (按以下顺序排列)
  一、相片(与办理护照签证要求同)。
  二、《受理因公护照、签证审核表》和《回执》(并注明只办护照)。
  三、《因公出访人员一览表》。
  四、《事项表》和《申请出国签证事项表》。
  五、任务批件原件(与办理护照签证要求同)
  六、任务通知书。
  七、任务确认件。
  八、政审批件原件(与办理护照、签证要求同)。
  九、身份证复印件(与办理护照、签证要求同)。

  如何办理出境证明
  根据上级有关规定,凡前往免签国家或落地签证国家的因公出国人员,需在申办护照的同时申办“出境证明”。“出境证明”原则上应由颁发护照的部门出具,出境时交我边防检查站查验。

  如何办理参团人员的护照和签证
  在同一团组中,如有不属任务批件出具部门审批的人员,需提供该出访人员所属出国审批部门出具的任务批件原件或任务确认件原件;如出访人员审批部门属广东省广州市、深圳、珠海、汕头、湛江五个城市的,需提供所属城市被授权部门颁发的护照和已盖公章并签名的《申请出国签证事项表》原件。

  如何申办申根国签证
  1985年6月24日,法国、德国、荷兰、比利时和卢森堡五国在卢森堡边境小镇申根(SCHENGEN)签订申根协定。该协定规定,其成员国对短期逗留者颁发统一格式的签证,即申根签证,申请人一旦获得某个申根国的签证,便可在签证有效期和停留期内在所有申根成员国内自由旅行。
  到2009年6月为止,加入协定的有德国、法国、西班牙、葡萄牙、荷兰、比利时、卢森堡、意大利、希腊、奥地利、芬兰、挪威、冰岛、瑞典、丹麦、捷克、斯洛伐克、波兰、匈牙利、爱沙尼亚、拉脱维亚、立陶宛、斯洛文尼亚、马耳他和瑞士二十五国。
如同时前往两个以上申根成员国,应向停留时间最长的成员国申办签证;停留时间相同时,向前往的第一个国家申请签证。申请停留时间应包括其他成员国总的停留时间,并需提供其他成员国的邀请信、日程、旅馆、机票订单等签证材料。
  我与申根新成员国匈牙利、波兰、斯洛伐克、斯洛文尼亚、立陶宛及马耳他分别签订的双边免签协议仍然有效。中方外交、公务护照持有者可免签入境上述六国,赴其他申根国家则需按规定办理签证(即同时前往互免签证申根国和其他申根国的外交、公务护照持有者,需按规定办理签证)。

  如何领取护照签证
  各办证单位通过条形码检索确认护照签证已办妥后,凭《回执》到发证窗办理领证手续。领证后请逐项检查护照和签证是否正确。需途经或赴免签国家的,是否已办理出境证明。对因公护照,应妥善保管。

  有效护照、签证及出境证明的基本检查方法
  一、翻开照片页,检查是否已过塑胶片,扫描的人像是否持照者本人。姓名(包括拼音)、性别、国籍、出生日期、出生地、有效期等是否正确。
  二、检查持照人签名页是否已有持照人签名。
  三、检查签证页上的姓名、出生日期、人像(如有)是否正确;签证有效期、入境次数、停留天数是否正确;领事官员是否已签名或盖章。
  四、检查出境证明上的姓名(包括拼音)、护照号码、出访国家是否正确;是否盖上中间带有国徽的广东省人民政府外事办公室的红印章及骑缝章。
           
  因公出国需携带如下证件
  一、有效护照和有效签证。
  二、有效护照和有效“出境证明”(如出访免签或可落地签证的国家)。
    三、有效邀请信。

  在国内遗失护照的处理办法
  在国内遗失护照,应及时向当地公安部门报案,并将报案回执及本人检查报告呈报所在单位外事部门,经外事部门审核并加具意见后报省外办护照签证处审核处理。根据有关规定,遗失有效护照原则上从报失之日起暂停办理护照十五天。

  在国外遗失护照的处理办法
  在国外遗失护照,应立即将详情书面呈报中国驻当地使、领馆和外交部授权的其他机构。由驻外使、领馆和有关机构审核并送国内发照机关核实后,按规定补发新护照或中国人旅行证件。


  如何收缴保管因公护照
  一、护照管理
  外交护照、公务护照和公务普通护照的收缴和保管必须实施专人负责制。
  外交护照由省外办统一收缴保管,公务护照由外交部授权的发照机关收缴保管。
  各发照机关不得擅自或变相委托其它部门收缴保管外交护照、公务护照和公务普通护照。
  对于领用的外交护照、公务护照和公务普通护照,发照机关必须运用计算机系统管理并监控护照催缴、收缴情况。
  公务普通护照按统一管理、分级保管、层层负责的原则实行集中管理制度,由各申办单位负责本地区、本部门的公务普通护照收缴管理工作。
  各护照保管单位应建立健全护照的收缴、保管制度,做好登记造册工作。
  二、护照收缴
  因公出国人员必须在回国后7天内将护照交回保管单位,公务护照按管理权限交回发照机关。
  因故未出境者,自上级取消本次出国任务之日起7天内交回护照。
  双跨团组人员护照由护照申办单位负责在团组回国后7天内收缴护照并交相关护照保管单位。
  因工作调动或离、退休等原因离开原单位的,由原单位将护照交发照机关注销。
  三、护照领用
  需领用外交护照或公务护照的,由申办单位专办员凭任务批件原件和申领护照公函,并填写《护照领取登记》到发照机关申领。

  办理护照时限
  在申办材料规范、完备的情况下,5个(绿色通道3个)工作日内办出护照。

  申办签证时限
  各国的签证时间要求可在广东省外办网站《各国签证要求》中查阅。另外,由我办驻京联络处直接向驻华使馆申办签证的需另加邮寄到北京和发回广州所需六个日历日;外交部统办签证的需另加十个日历日。

  护照签证处退件处理的暂行办法
  为加强管理,完善规章制度,使我处受理、审查因公出国工作更加有章可循,操作更加规范,根据上级有关规定精神,特制定以下暂行办法。
  一、对下列不符合规定的团组申请不予受理并退回申请材料:
  1、未按签证国要求提供合格的邀请信;
  2、未按签证国要求提供合格、完备的申请材料;
  3、相片不符合要求或数量不足;
  4、身份证过期或不清晰;
  5、对聘用的非辖区内人员,没有提供合格的聘书、暂住证;
  6、已持有我办颁发的有效护照,要求增发新护照,而无正当理由;
  7、刚被使、领馆拒签,无新的理由和新的材料又提出申请。
  二、对下列团组不予受理并退审批部门重新审核:
  1、越权出具的任务批件或任务批件过期;
  2、越权出具的政审批件或政审批件过期;
  3、任务批件、政审批件上的出访人姓名与身份证不一致;
  4、出访无实质性内容,出访人身份与出访目的不符的;
  5、出访团组人数、出访时间超出规定的;
  6、夫妻或兄弟、姐妹等亲属同团出访的;
  7、超过退休年龄,又无合格返聘批件(返聘证书)的;
  8、其他不符合规定的团组。
  三、对下列团组不予受理,并视情节轻重转交有关部门处理:
  1、涂改、伪造任务批件、政审批件、邀请信、身份证(复印件)聘书、暂住证、户口本等申办材料者;
  2、虚报、伪造工作单位或职务等身份资料者;
  3、曾持因公护照在国(境)外未经批准逾期滞留,或非法工作、分娩、卖淫及从事其他违法行为者;
  4、有违纪违法嫌疑,被司法、税务等部门通缉或禁止出境者。


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